Pharmacien Manager : comment utilisez-vous votre agenda ?
C'est surement l'outil le plus important pour organiser vos journées de travail et votre vie en dehors des responsabilités professionnelles.
Papier ou électronique, vous l'avez deviné, votre agenda est au coeur de votre processus de productivité. Pour que ce dernier soit réfléchi et efficace, l'utilisation de votre agenda est capitale.
Le pharmacien manager doit donc avoir dans ces outils et applications obligatoirement un agenda à ses côtés. Celui-ci contient toutes les informations utiles afin de vous aider dans votre quotidien.
Mais beaucoup de professionnels du monde de la santé sous-estiment l'agenda et négligent son contenu.
Résultat : l'agenda est réduit à sa plus simple utilisation ou à l'opposé, il est submergé de rendez-vous, de taches et autres post-it.
Et pourtant rien de plus simple que d'utiliser les agendas fournis par toutes les applications de messagerie.
Je vous propose dans cet article de vous présenter les différentes utilisations rencontrées d'un agenda ainsi que des conseils pour devenir le roi ou la reine de l'organisation !
Les trois types d'agenda non productif
- Un agenda pourquoi faire ? J'ai tout dans la tête
Voilà probablement encore un discours et une attitude qui se retrouvent chez certains professionnels.
Les informations importantes et autres rendez-vous sont stockés directement dans le "cerveau" de la personne.
Le recours à un support pour noter des informations est alors un réflexe inexistant voir jugé inutile.
Bien évidemment, et vous vous en doutez, dans le monde actuel dans lequel on vit avec la masse d'informations reçues, ce type d'approche conduit malheureusement à une surcharge de données et donc une perte d'information.
- J'ai un agenda plus par obligation que par utilité
Le monde professionnel impose bien souvent d'accepter des rendez-vous demandés via les applications de messagerie.
Ces rencontres s'ajoutent alors automatiquement et cela est magique dans l'outil agenda de votre boite mail.
Pour certains professionnels, la fonctionnalité d'un agenda s'arrête malheureusement à cette validation de réunion et c'est dommage. Car seul quelques pourcentages des capacités offertes par l'utilisation d'un agenda sont exploités.
- Mon agenda est surchargé par trop d'informations
C'est bien évidemment l'attitude extrême dans l'utilisation d'une application agenda.
Ce dernier devient alors le carrefour de toutes les informations reçues au cours de la journée.
Résultat, les rendez-vous se perdent avec une to do list auxquels se sur ajoutent des post it pense bête multicolores.
A la fin de la journée, l'agenda est tellement surchargé que l'on ne distingue plus la trame de fond.
Alors à quoi ressemble l'agenda parfait ?
Il n'existe pas forcément d'agenda parfait. Chaque pharmacien manager et plus largement chaque professionnel de Santé doivent trouver la présentation qui leur convienne. Dans tous les cas, quelles règles peuvent être dictées pour s'approcher de l'outil le plus fonctionnel.
Tout d'abord et c'est peut-être une évidence, mais votre agenda doit servir à noter vos rendez-vous et uniquement ce type de tâche. Que vous soyez l'organisateur d'un rencontre ou invité à une réunion, votre agenda vous permettra de caler un horaire et éviter d'avoir des contraintes qui se chevauchent.
Autre point important important, un rendez-vous se définit comme la rencontre avec une personne pendant une durée de temps déterminée et c'est tout ! Le respect de ce principe de base vous évitera de surcharger vos meetings et d'avoir plus de lisibilité dans votre organisation.
Enfin, votre agenda ne doit pas être une extension de votre to do list de tâches. Je ne sais pas si vous avez remarqué, mais dans les applications de messagerie la fonction tâches est séparée de votre agenda. Demandez-vous peut-être pourquoi ? Tout simplement ces deux outils ne doivent pas se superposer.
Dernier conseil, vous pouvez prendre des rendez-vous avec vous-même dans votre agenda.
Dis comme ça, cela peut paraitre bizarre, mais il est important de se caler des moments off dans son planning pour se poser sur des sujets de fond ou se faire une session mails.
Je vous conseille sur ce dernier point la lecture de ce post publié sur le blog
Conclusion
L'agenda est probablement l'outil en matière de productivité le plus important. Son utilisation permet de gagner du temps et de structurer ses journées afin d'optimiser sa vie professionnelle.
La bonne utilisation de cet outil est capitale pour tous les pharmaciens managers quelque soit leur domaine d'exercice.
Mal utilisé, ses fonctionnalités conduisent à une perte de productivité et de temps.
Ressources :
LE POUVOIR DE L'AGENDA : atteindre ses objectifs et en finir avec la procrastination
