Professionnels de la Santé : prenez enfin le contrôle de votre boîte mail.
Vous recevez probablement des dizaines voir des centaines d'emails par jour. Le temps consacré à la gestion de vos messages occupe une partie importante de votre journée de travail.
Il existe des méthodes simples pour réduire cette dépendance tout en gardant une qualité dans les échanges avec vos contacts.
Je vous propose de vous expliquer pourquoi j'ai décidé de prendre en main ce problème et comment j'ai mis en place une "mail routine journalière".
Tout est parti d'un constat simple : nos boîtes mails se remplissent de messages qui nécessitent pour certains une réponse rapide et pour d'autres un aller simple vers la corbeille. De nombreuses méthodes sont disponibles sur internet ou dans des livres consacrés à la productivité et au time management.
J'ai découvert David ALLEN et son approche GTD pour la gestion de son temps. Il explique comment la mise en place d'actions simples en amont permet d'optimiser sa gestion de cette activité. Pour moi, trois points sont importants.
#1 Réorganiser sa boîte mail et créer des dossiers spécifiques
Première chose à faire : revoir les dossiers crées dans sa boîte mail pour en mettre en place certains correspondant aux actions importantes à exécuter.
Une fois cette première étape réalisée, l'approche suivante doit être appliquée pour chaque mail entrant.
La question : ce mail nécessite-t-il une action ?
Si la réponse est OUI, le message est soit traité immédiatement, soit mis dans un dossier "action" afin de prendre du temps pour le traiter. Dernière possibilité, le message est mis dans un dossier "en attente".
En revanche, si le mail ne nécessite pas d'action particulière, il est soit archivé pour information sur simplement mis dans la poubelle.
Et c'est tout ! La méthodologie appliquée n'oblige pas d'actions complémentaires.
#2 Bloquer des rendez-vous mails dans son agenda
La deuxième action à mettre en place est de bloquer des moments réservés dans son agenda à la gestion de ses mails.
Et oui fini la gestion au fil de la journée de sa boîte mail. Tout nouveau message y est traité dès son arrivée quelque soit son importance. Avec cette approche, vous êtes concentré à 100% sur votre boite mail et restez disponible dans la journée pour vos autres impératifs.
Pour réaliser cette approche, vous devez bloquer des créneaux dans votre agenda et vous y astreindre. Et si un message est urgent dites-vous bien que votre interlocuteur dispose d'autres moyens de communication pour vous joindre
#3 Couper les notifications notamment sur le portable
Enfin, dernière action à mettre en place : coupez les notifications de votre boîte mail sur votre ordinateur et votre téléphone. Fini alors le stress de l'envie d'aller consulter sa boite dès le petite sonnerie de rappel. Ces interruptions de tâches sont reconnues comme altérant fortement la concentration et la qualité du travail réalisé.
Pour aller plus loin, petite vidéo sur le sujet :
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