Professionnels de Santé : libérez-vous de vos mails
Comme dans de nombreux secteurs, les acteurs de Santé sont soumis à de nombreuses contraintes quotidiennes. En plus de l'activité de soignant, ces professionels doivent également gérer d'autres contraintes.
La gestion de sa boite mail constituent probablement une tâche que beaucoup aimerait se passer. Facile à dire mais plus difficile à mettre en place. Car il n'est pas facile de ne pas passer un temps important sur son Outlook et autre Gmail.
Afin de gagner en productivité, de nombreuses ressources sont disponibles pour aider les soignants et trouver des techniques de time management efficace. Rassurez-vous ! Ces approches peuvent tout à fait s'appliquer au monde de la santé sans aucun problème. C'est l'objectif Inbox Zéro.
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L'inbox Zéro pour les professionnels de santé
Le principe est simple : arriver chaque jour à avoir zéro email dans sa boîte de réception.
Impossible ! Et bah, non. Avec de la méthodologie, cela est tout à fait réalisable. Pour cela, il suffit notamment d'utiliser la méthode GTD. Tout mail entrant doit faire l'objet d'une question afin de rapidement le gérer.
Un article spécifique sur le blog est disponible ici.
En résumé, c'est très simple :
- 1ere étape : créez quelques dossiers qui permettront de classer les emails qui seront conservés après la premiére lecture ;
- pour chaque mail, posez-vous une seule et unique question : ce message nécessite-t-il une action ?
- Réservez-vous des temps consacrés à la lecture et à la gestion de votre boîte mails ;
Le time management de votre boite mail
Car oui, gérer sa boîte mail est une activité à part entière qu'il est indispensable de mettre en oeuvre. En appliquant une méthodologie reconnue, vous arrivez à dominer votre flux de messages entrants avec une efficacité redoutable.
Alors au début il va falloir quelque temps pour adopter la bonne gymnastique de gestion de ses mails. C'est un peu comme une sorte d'apprentissage qui prend, rassurez-vous, peu de temps.
Le deuxième point important est la régularité de la mise en oeuvre de ces techniques. Pour vraiment profiter des bénéfices de l'approche, un travail régulier est indispensable.
C'est le moment de passer à l'action
Une fois la théorie apprise, ne perdez pas de temps et appliquez immédiatement les principes de la gestion optimale des mails. Pour gagner en temps, il va falloir prendre des moments spécifiques dans votre agenda pour être focus à 100 % sur votre boîte mail.
Une fois votre séance de traitement des mails réalisée, vous devez prendre un second moment pour approfondir les messages qui nécessitent une réponse plus compléte.
Car la plupart des messages qui arrivent dans votre boite mail seront répondus immédiatement ou mis à la corbeille. Mais une partie de ces courriels va nécessiter une attention voir un travail supplémentaire qui prendra plus de temps.
Cette deuxième action est indispensable pour traiter les messages qui nécessitent une attention toute particulière.
