Professionnels de Santé : un email c'est 5 lignes ou rien !
Les professionnels de santé sont aussi touchés par cette dépendance à la gestion quotidienne des emails. Mais difficile dans le monde actuel de faire une impasse sur ce mode de communication.
Et pourtant, les mails présentent de nombreux avantages et permettent un gain de temps. Ils fluidifient la communication entre les personnes tout en assurant également le transfert de documents et autres contenus indispensables. Les mails ont également permis de limiter le recours au papier et photocopie pour la transmission de données.
Malheureusement, le constat aujourd'hui est une véritable dépendance à cet outil avec une utilisation non optimisée pour gagner en productivité.
Découvrez dans cet article quelques règles simples que vous pouvez appliquer dès maintenant afin de continuer à utiliser votre boite mail, mais de manière optimale !
Ne jamais répondre à un mail urgent !
L'envie est trop tentante, on le sait bien.
Vous êtes sur votre boite mail (ou sur votre ordinateur) et là la petite alerte vous prévient qu'un nouveau mail est arrivé. Instinctivement, malheureusement, vous arrêtez votre tâche pour aller lire ce mail qui semble au premier abord urgent. Et vous y répondez dans la foulée ...
Cette situation se produit encore trop souvent au quotidien. Et pourtant dites-vous bien une chose : aucun mail n'est urgent.
Cela peut être votre n+1 qui vous sollicite, vous n'êtes pas forcément à l'instant T disponible pour répondre à sa demande. Si la situation est vraiment urgente, le téléphone ou un contact direct doivent être privilégiés.
Répondre dans les quelques minutes à un mail est un signe d'une dépendance forte à sa boite de messagerie qui est donc constamment ouverte et en alerte.
L'interruption de tâche en santé est une réalité qui est à l'origine d'erreur et de situations à risque. Pour les mails, adoptez le même principe. Si vous êtes occupés à réaliser une activité, ne vous laissez pas distraire par un nouveau mail même si ce dernier est urgent. Finissez votre activité pour ensuite vous focaliser à 100 % sur le message afin d'y répondre.
Un mail n'est pas une rédaction ou une dissertation
Mettez-vous 30 secondes à la place de votre interlocuteur qui va recevoir votre email.
A-t-il/elle le temps, l'envie, la motivation de lire votre mail de 30 lignes ?
Sincèrement, je ne pense pas. Les mails sont faits pour être lus rapidement et mis dans la corbeille ou dans un dossier.
Prenez donc l'habitude de rédiger simplement vos messages et allant à l'essentiel sans forcément rentrer dans les détails. Le mail peut être l'occasion de solliciter un échange direct afin d'approfondir certains sujets.
La bonne approche est de se fixer un maximum de 5 lignes pour la rédaction d'un email. Si vous devez écrire plus, c'est qu'alors le mail n'est pas le moyen de communication approprié à votre message.
Un mail ne veut pas dire forcément une réponse
Parfois, voire souvent, les mails sont envoyés à plusieurs destinataires pour information.
Dans cette situation, abstenez-vous de répondre, car cela n'est peut-être pas attendu. Si un problème ou un oubli par exemple sont identifiés dans le message, un contact direct avec l'expéditeur peut s'avérer comme la réponse la plus adaptée et surement la plus productive.
L'avantage majeur d'un mail est de pouvoir transmettre facilement une information à une multitude de personnes sans forcément les déranger au moment de l'envoi.
Cette communication indirecte permet de gagner en productivité au sein des organisations. Répondre à ces messages généraux et surtout en mettant en copie l'ensemble des destinataires initiaux n'est pas la bonne approche. Cela ne va aboutir qu'à la réception d'un mail supplémentaire dans les boites de toutes les personnes présentes dans la conversation.
Votre mail doit être impactant pour votre interlocuteur
Vous l'avez compris maintenant, un mail doit être court pour susciter de l'intérêt.
Mais, si vous voulez être sûr de marquer votre correspondant, il va falloir en plus trouver le contenu qui va l'obliger à le lire jusqu'au bout.
Pour cela, rien de plus simple. Allez directement au but en répondant aux interrogations que se pose votre interlocuteur. Les mots utilisés et les tournures de phrase doivent être adaptés à la situation.
Bien évidemment vous pouvez utiliser certaines techniques d'écriture qui permettent de maintenir un lecteur actif au contenu. Mais dans la sphère professionnelle, optez plus pour des messages courts concis et qui répondent directement à l'objet du message.
C'est peu comme si vous deviez écrire un article dans la presse ou un post dans un blog. Vous devez capter rapidement l'attention du lecteur afin de l'obliger à lire le contenu !
Le mail c'est bien, l'échange direct c'est souvent mieux
Le mail permet de communiquer facilement et rapidement avec son entourage professionnel.
Mais, les contacts humains doivent rester une priorité pour les échanges. Malheureusement l'environnement professionnel a érigè le mail comme moyen de communication obligatoire et indispensable pour faire passer des messages.
Luttez à votre niveau contre cette évolution en entreprise en essayant de privilégier les contacts directs formels ou dans un couloir.
Si vous le pouvez, privilégiez un contact direct avec votre interlocuteur pour transmettre une information.
Bien évidement en cas de diffusion de contenu à plusieurs interlocuteurs le mail reste l'outil à privilégier.
Tout est une histoire d'organisation pour les mails
Notre société moderne a placé les emails au centre de nombreuses activités. Vous faites peut-être parti de ces professionnels qui ont en permanence leur boite ouverte ou garde les notifications sur leur smartphone.
Grave erreur en terme de productivité et d'interruption de tâches. Dans l'article, Professionnels de Santé : libérez-vous de vos mails je vous explique pourquoi et comment vous devez absolument vous libérer de cette addiction à votre boite de messagerie. Avec un peu de ré organisation de votre quotidien, vous allez vite gagner du temps et de l'efficacité en structurant votre approche dans la gestion de vos mails.
La méthode GTD : un exemple de gestion optimisé de ses mails
Si je devais vous conseiller une lecture concernant la gestion des emails, cela serait le livre de Davide ALLEN "S'organiser pour réussir: La méthode GTD ou l'art de l'efficacité sans stress !"
Il y a quelques mois, j'ai lu ce livre, car je n'arrivai pas à l'objectif inbox zéro que l'on trouve dans les bons manuels de management et de productivité.
L'idée est d'arrivée à avoir une boite mail optimisée avec un classement en temps réel des messages. La gestion repose sur la formulation d'une approche simple et efficace.
Prenez le temps de découvrir ce concept et d'essayer de l'appliquer au quotidien
Conclusion
Le mail est devenu un outil de travail notamment dans le domaine de la santé. Les professionnels sont obligés d'utiliser cette communication pour transmettre de l'information et recevoir des données. Mais attention, une dépendance est bien souvent observée au quotidien avec une utilisation non optimisée de ce formidable outil.
Des méthodes et des techniques existent pour ne plus être addict sans contrôle à sa boite de messagerie.
